Budget d’une agence avec sous-traitants au Portugal

Séparer création, capital et dépenses courantes

Prépare ton budget avec trois colonnes : ce que tu paies pour constituer la société, les fonds que tu lui apportes, puis ce qu’elle dépense pour fonctionner. Un apport au capital et une facture d’accompagnement ne décrivent pas le même mouvement. Le dossier de création dépend notamment des associés, des pièces disponibles et de la forme retenue. Demande donc une proposition qui distingue frais administratifs, prestations réalisées et formalités restant à ta charge.

Relier achats de production et contrats clients

Pour chaque offre, liste les tâches réalisées en interne et celles confiées à un prestataire. Le prix d’achat doit couvrir les corrections, la livraison des fichiers et le périmètre convenu. Ajoute le temps passé à briefer, vérifier et refaire un livrable. Sépare les abonnements de l’agence des accès propres à une mission. Identifie les pays des fournisseurs : les achats étrangers doivent être visibles dans le dossier comptable.

• Production achetée par mission et périmètre des corrections.
• Outils partagés, gestion de projet et temps de contrôle.
• Échéances fournisseurs rapprochées des encaissements clients.

Aligner les échéances de paiement

Un sous-traitant payé à la livraison peut être réglé avant ton client. Construis un calendrier par projet avec acompte client, solde fournisseur et éventuelle retenue jusqu’à validation. Teste un retard de validation ou une correction supplémentaire. Si des budgets publicitaires transitent par l’agence, isole-les dans l’analyse avec leurs justificatifs et fais examiner leur traitement. Le montant total qui passe sur le compte ne suffit pas à mesurer la marge.

Obtenir un devis comparable et exploitable

Une société commerciale portugaise doit tenir une comptabilité organisée, comme le rappelle Justiça. Pour chiffrer l’accompagnement, indique le volume de pièces, les pays des clients et fournisseurs, les devises et les personnes rémunérées. Demande ce qui est inclus dans le suivi courant, la clôture, les déclarations et les échanges. Compare des propositions portant sur la même période et le même périmètre ; une mensualité seule peut masquer un travail annuel facturé séparément.

• Conserve la date, le fournisseur et le périmètre de chaque estimation.
• Distingue les dépenses déjà engagées de celles conditionnées au lancement.
• Présente un scénario prudent avec des encaissements décalés, puis ton scénario cible.
• Rassemble tes contrats et factures types pour obtenir un chiffrage adapté.